Vendas e cotações
Español | Inglês
Início · O que fazemos · Aplicações · Insights · Contato
Uma cotação pronta para revisão, com as informações que a sustentam
Projeto ilustrativo
Cenário ilustrativo. Os dados e cálculos são hipóteses utilizadas para explicar a aplicação.
Aplicação: Vendas e cotações
Tipo de empresa: Distribuidora de componentes para manutenção industrial
Quando responder exige consultar quatro pessoas
A distribuidora recebe solicitações com listas de peças, fotografias e códigos utilizados pelos compradores. O vendedor identifica itens equivalentes, consulta o estoque, localiza a tabela de preços do cliente e pergunta sobre prazos. Uma solicitação simples pode parar porque um código está incompleto ou dois arquivos mostram condições diferentes.
O problema é específico: a equipe dedica sua atenção a reunir informações, sobrando menos tempo para atender às necessidades do comprador. Uma cotação preparada rapidamente também pode assumir uma data que o depósito não confirmou. A decisão é quais itens podem ser cotados, em quais condições e quais precisam de esclarecimento antes de serem oferecidos.
Informações e escopo proposto
O projeto começaria por solicitações autorizadas, um catálogo mestre com equivalentes aprovados, tabelas de preços vigentes por cliente, regras comerciais, estoque disponível e prazos de entrega. Também exigiria unidades de medida, tributos aplicáveis conforme definidos pela empresa e aprovadores identificados. Um escopo inicial poderia utilizar exportações controladas do ERP e uma caixa de entrada dedicada.
A solução extrairia itens, sugeriria correspondências e reuniria evidências para preparar uma proposta preliminar. Os cálculos de quantidade e preço seguiriam regras determinísticas. A IA ajudaria a interpretar textos e explicar informações ausentes, sem inventar equivalências técnicas nem condições comerciais.
Consultas de estoque em tempo real, criação de registros no CRM e envio pelo e-mail corporativo dependeriam de integrações, permissões e testes. Sem essas conexões, a entrega seria uma proposta preliminar para download, indicando quando suas fontes foram atualizadas. Consultar estoque não reservaria mercadorias. Qualquer capacidade de reserva exigiria um escopo adicional expressamente acordado.
Como uma solicitação percorreria o processo
Cadastrar. O fluxo atribui um identificador e preserva a mensagem original, verificando solicitações duplicadas antes de criar outro registro.
Interpretar. Extrai produtos, quantidades e unidades, vinculando cada item ao trecho de origem. Informações ilegíveis vão para revisão.
Associar. Busca os códigos no catálogo aprovado. Correspondências ambíguas e substituições técnicas vão para um especialista.
Conferir. Reúne preços, disponibilidade e condições vigentes. Se uma fonte estiver ausente ou desatualizada, o item fica pendente.
Preparar. Monta uma proposta preliminar com subtotais, prazos de validade e premissas visíveis, separando os itens prontos daqueles que exigem esclarecimento.
Aprovar. O vendedor revisa o documento completo. Descontos fora da política e condições especiais exigem o aprovador designado.
Enviar e registrar. Após a aprovação, a equipe envia a proposta. Uma integração autorizada poderia executar essa etapa e preservar a versão enviada. Falhas de envio permanecem visíveis e não geram tentativas duplicadas.
O que a equipe veria
Uma caixa de entrada mostraria solicitações novas, aguardando informações e prontas para revisão. Ao abrir uma delas, o vendedor veria os itens ao lado de suas fontes, a antiguidade das informações de estoque e o motivo de cada bloqueio. Poderia corrigir uma unidade, pedir esclarecimentos ou rejeitar uma correspondência, registrando a decisão.
As entregas incluiriam o fluxo configurado, regras de preço e aprovação, modelo de proposta, conjunto de testes com exceções e guia operacional. A implantação começaria pela medição do processo atual e pela organização dos dados de uma família de produtos. Depois, propostas preliminares seriam testadas sem envio, a precisão seria validada com vendedores e as conexões seriam habilitadas somente após cumprir os critérios acordados. A expansão dependeria dessa avaliação, sem um cronograma universal.
Como seria avaliado
Uma linha de base seria estabelecida a partir de uma amostra representativa, distinguindo solicitações completas de incompletas:
Tempo de resposta: data e hora do envio menos data e hora do recebimento, informando a mediana e o percentil 90.
Trabalho manual: minutos de trabalho efetivo da equipe divididos pelas propostas processadas.
Correções: propostas corrigidas por erro interno divididas pelas propostas revisadas × 100.
Rastreabilidade: itens com fonte verificável e atual divididos pelos itens propostos × 100.
A aceitação exigiria que nenhum item bloqueado fosse enviado como confirmado e que os cálculos correspondessem aos casos de teste. A melhoria comercial seria avaliada separadamente: uma resposta mais rápida não garante uma venda.
Um exemplo econômico para discutir o escopo
Suponha 600 cotações por mês e uma redução hipotética de 12 minutos de trabalho efetivo por cotação: 600 × 12 ÷ 60 = 120 horas de capacidade por mês. Com um custo interno hipotético de 220 MXN por hora, isso representaria 26.400 MXN por mês em capacidade valorizada. Isso não é economia com pessoal nem receita adicional. A empresa precisaria verificar se essas horas são realocadas e comparar seu valor com os custos de implantação, licenciamento, integração, revisão e suporte. Esse exercício não estima o preço do projeto.
Sua equipe dedica mais tempo a reunir informações do que a preparar a proposta? Vamos analisar como uma solicitação chega e o que sua equipe precisa para responder.